Thomson Reuters Payroll Solutions

Newly enhanced payroll solutions offer you new features and functionalities.

The Canadian Payroll Manual Online (Elite) (formerly Carswell Payroll Source) and The Canadian Payroll Manual Online (Classic)/Manuel de paie canadien en ligne (Classique) are available as of March 12, 2018.

Both products include:

  • Online chat
  • Refreshed user interface design
  • Calculator tools
  • Annotation features (notes, highlights, and bookmarks)
  • Mobile-friendly interface
  • Enhanced customer alerts deployment
  • Enhanced search capabilities

Celebrating the National Payroll Week, we're helping answer your payroll questions

Recovering Outstanding Source Deductions / Recouvrement des retenues à la source en souffrance

Question: We recently received a ruling from the Canada Revenue Agency (CRA) on some workers that began doing work for us last year. The ruling states that these workers are employees, not independent contractors, as we had been treating them. As a result, the CRA requires us to remit CPP contributions and EI premiums—both the employer’s and the employees’ portions—going back to the date they were hired. Are we allowed to recover any portion of the outstanding CPP and EI from payments we make to the workers?

Answer: Yes, employers may recover the employees’ portion from them, provided that the outstanding CPP contribution or EI premium does not go back more than 12 months. The amount deducted for the outstanding contributions/premiums cannot exceed the amount the employer should have deducted from each payment. The employer is responsible for paying its share of the outstanding CPP contribution and EI premium. Similar rules apply for QPP contributions and QPIP premiums for employers who must remit outstanding amounts to Revenu Québec.

In cases where employers should have made a deduction in a previous year and they recover it through a deduction in the current year, they should not report the recovered amount on the current year’s T4 (and RL-1 for Quebec employers). Instead, amend the previous year’s T4 (and RL-1, if applicable). The recovered amount will not affect the current year-to-date C/QPP contributions or EI premiums.

Question : Nous avons récemment reçu une décision de l’Agence du revenu du Canada (ARC) concernant certains travailleurs qui ont commencé à travailler pour nous l’an dernier. La décision indique que ces travailleurs sont des employés et non des entrepreneurs indépendants, comme nous les avons traités. Par conséquent, l’ARC nous oblige à verser les cotisations au RPC et à l’AE – tant celles de l’employeur que celles des employés – depuis la date de leur embauche. Pouvons-nous recouvrer une partie des cotisations impayées au RPC et à l’assurance-emploi à même les paiements que nous versons aux travailleurs?

 

Réponse : Oui, les employeurs peuvent recouvrer auprès de leurs employés la part des cotisations qui incombe à ces derniers, à condition que les cotisations impayées au RPC ou à l’assurance-emploi ne remontent pas à plus de 12 mois. Le montant déduit pour les cotisations/primes impayées ne peut pas excéder le montant que l’employeur aurait dû déduire de chaque paiement. Il incombe à l’employeur de payer sa part des cotisations au RPC et à l’assurance-emploi impayées. Des règles semblables s’appliquent aux cotisations au RRQ et au RQAP pour les employeurs qui doivent verser les montants impayés à Revenu Québec.

Dans le cas où l’employeur aurait dû faire une retenue dans une année antérieure et qu’il la recouvre au moyen d’une retenue dans l’année courante, il ne doit pas déclarer le montant recouvré sur le T4 de l’année courante (et relevé 1 pour les employeurs du Québec). Il faut plutôt modifier le T4 de l’année précédente (et le relevé 1, le cas échéant). Le montant recouvré n’aura aucune incidence sur les cotisations au RPC/RRQ ou à l’assurance-emploi depuis le début de l’année en cours.

 

 

 

Paying Banked Overtime Pay / Rémunération des heures supplémentaires en banque

Question: We are paying out banked overtime in a lump sum to some employees. Do we use the lump sum tax rates to calculate the income tax deductions?

Answer: No, the lump sum tax rates are not used for all lump sum payments. The CRA states that they apply for very specific types of payments, such as retiring allowances, the taxable part of a death benefit, proceeds from a profit-sharing or deferred profit-sharing plan, and pension plan refunds.

To calculate income tax source deductions for overtime pay paid in a lump sum at a later date, use the bonus method. 

For C/QPP contributions, multiply the lump sum overtime payment by the current C/QPP calculation rate (5.10% for CPP and 5.55% for QPP) without taking into account the annual basic exemption. Remember to only take C/QPP contributions up to the annual maximum for contributions ($2,748.90 for CPP and $2,991.45 for QPP).

For EI and QPIP premiums, multiply the lump sum payment by the current premiums rates, provided that the employee has not reached the annual maximum for EI and QPIP premiums. For 2019, the employee EI premium rate for employees outside of Quebec is 1.62%. For employees in Quebec, it is 1.25%. The annual maximum employee premium is $860.22 for employees outside Quebec and $663.75 for employees in Quebec. For QPIP, the employee premium rate is 0.526% and the annual maximum premium is $402.39. 

Question : Nous payons à certains de nos employés les heures supplémentaires mises en banque sous forme de paiement forfaitaire. Devons-nous utiliser les taux d’impôt sur les paiements forfaitaires pour calculer les déductions d’impôt sur le revenu?

Réponse : Non, les taux d’impôt sur les paiements forfaitaires ne sont pas utilisés pour tous les paiements forfaitaires. L’ARC précise qu’ils ne sont utilisés que pour des types de paiements très précis, tels que les allocations de retraite, la part imposable des prestations de décès, le produit d’un régime de participation des employés aux bénéfices ou d’un régime de participation différée aux bénéfices et les remboursements d’un régime de pension.

Pour calculer les retenues à la source aux fins de l’impôt sur le revenu pour les heures supplémentaires payées en une somme forfaitaire à une date ultérieure, utilisez la méthode de la prime.

Pour les cotisations au RPC/RRQ, multipliez le paiement forfaitaire pour heures supplémentaires par le taux de calcul actuel du RPC/RRQ (5,10 % pour le RPC et 5,55 % pour le RRQ) sans tenir compte de l’exemption de base annuelle. N’oubliez pas de ne prélever les cotisations au RPC/RRQ que jusqu’à concurrence du montant de la cotisation annuelle maximale (2 748,90 $ pour le RPC et 2 991,45 $ pour le RRQ).

Pour les cotisations à l’AE et au RQAP, multipliez le paiement forfaitaire par les taux de cotisation courants, à condition que l’employé n’ait pas atteint le maximum annuel des cotisations à l’AE et au RQAP. Pour 2019, le taux de cotisation à l’assurance-emploi pour les employés établis hors du Québec est de 1,62 %. Pour les employés établis au Québec, il s’élève à 1,25 %. La cotisation annuelle maximale des employés est de 860,22 $ pour les employés établis hors du Québec et de 663,75 $ pour les employés établis au Québec. Pour le RQAP, le taux de cotisation des employés est de 0,526 % et la cotisation annuelle maximale est de 402,39 $.

Including Overtime in Vacation Pay / Inclure des heures supplémentaires dans les indemnités de vacances

Question: Is overtime pay included when calculating the amount of vacation pay owing to an employee?

Answer: Under employment/labour standards law, overtime pay is included when calculating vacation pay in all jurisdictions except Alberta and Manitoba.

Question : La rémunération des heures supplémentaires doit-elle être incluse lors du calcul des indemnités de vacances?

Réponse : En vertu de la législation sur les normes d’emploi/du travail, la rémunération des heures supplémentaires est incluse dans le calcul de la paie de vacances dans toutes les compétences, sauf en Alberta et au Manitoba.


When Vacation Entitlement Begins / Date à laquelle le droit aux indemnités de vacances commence

Question: Do employees begin to accumulate their entitlement to vacation pay on their first day of work or can we delay it until they pass a probationary period (e.g., three or six months)?

Answer: In general, employment/labour standards laws across Canada require that employees begin to accumulate vacation pay entitlement from the time they begin working for an employer, meaning that they do not have to serve a probationary period before accumulating vacation entitlement.

It is important to point out that in British Columbia, employees begin to accumulate vacation from the first day of employment if they are employed for more than five days. Employees who are employed for five or fewer days are not entitled to vacation pay. A similar requirement applies in Newfoundland and Labrador.

Question : Est-ce que les employés peuvent commencer à accumuler des indemnités de vacances dès le premier jour de travail ou est-ce qu’ils doivent attendre la fin de leur période probatoire (p. ex. au bout de trois ou six mois)?

Réponse : En règle générale, les législations sur les normes d’emploi ou du travail au Canada stipulent que les employés commencent à accumuler des indemnités de vacances dès qu’ils commencent à travailler pour un employeur, ce qui signifie qu’ils ne sont pas obligés de passer une période probatoire avant d’accumuler des vacances.

Il est important de souligner qu’en Colombie-Britannique, les employés commencent à accumuler des vacances dès le premier jour d’emploi s’ils comptent plus de cinq jours d’emploi. Les employés qui comptent cinq jours d’emploi ou moins n’ont pas droit à l’indemnité de vacances. Une exigence semblable s’applique à Terre-Neuve-et-Labrador.


ROEs and Insurable Hours for Paid Statutory Holidays / RE et heures assurables pour les jours fériés payés

Question: Are all hours paid for a statutory holiday insurable for Employment Insurance purposes? I need to complete Records of Employment (ROE) for some employees and I’m not sure how to handle statutory holiday hours.

Answer: In most cases, statutory holiday hours are insurable if the holiday occurs before the date entered in Block 11 (“Last day for which paid”) on an ROE. If the holiday falls after that date, whether the hours are insurable will depend on whether the employee’s termination is final.

If the termination is final and the statutory holiday comes after the date entered in Block 11, do not include the paid statutory holiday hours in the employee’s total insurable hours in Block 15A. Service Canada considers a termination final when an employee is dismissed, a business closes, the employee’s job ends due to a restructuring, or the employee quits.

If the termination is not final and the statutory holiday comes after the date entered in Block 11, the hours paid for the statutory holiday are included in the employee’s total insurable hours in Block 15A. Service Canada considers a termination not to be final when the employer-employee relationship is expected to continue at some point in the future, such as the employer planning to bring the employee back after a temporary layoff or the employee planning to return to work after taking a leave of absence.

In all situations, statutory holiday pay must be included in the employee’s insurable earnings reported in Block 15B. If the statutory holiday took place before the date reported in Block 11, include the statutory holiday pay in the pay period during which the statutory holiday occurred.

If the statutory holiday fell after the date entered in Block 11, include the statutory holiday pay in the final pay period.

Question : Les heures des jours fériés rémunérés sont-elles assurables aux fins de l’assurance-emploi? Je dois remplir un relevé d’emploi (RE) pour certains employés et je ne suis pas sûr de la façon dont je dois traiter les heures des jours fériés.

Réponse : Dans la plupart des cas, les heures des jours fériés sont assurables si le jour en question précède la date inscrite à la case 11 (« Dernier jour payé ») du RE. Si le jour férié se situe après cette date, l’assurabilité des heures dépendra du fait que la cessation d’emploi est définitive ou non.

Si la cessation d’emploi est définitive et que le jour férié se situe après la date inscrite à la case 11, n’incluez pas les heures du jour férié rémunéré dans le total des heures assurables de l’employé à la case 15A. Service Canada considère qu’une cessation d’emploi est définitive lorsqu’un employé est licencié, lorsque l’entreprise ferme ses portes, lorsque le poste de l’employé disparaît en raison d’une restructuration ou lorsque l’employé démissionne.

Si la cessation d’emploi est temporaire et que le jour férié se situe après la date inscrite à la case 11, incluez les heures payées en rémunération du jour férié dans le total de ses heures assurables à la case 15A. Service Canada considère qu’une cessation d’emploi n’est pas définitive lorsque la relation employeur-employé est censée reprendre dans l’avenir, par exemple si l’employeur prévoit réembaucher l’employé après une mise à pied temporaire ou si l’employé prévoit revenir travailler après un congé.

Dans ces circonstances, la rémunération du congé payé doit être incluse dans les revenus assurables de l’employé déclarés à la case 15B. Si le jour férié a eu lieu avant la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la période de paie au cours de laquelle il a lieu.

Si le jour férié a lieu après la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la dernière période de paie.